Email trong tiếng Anh là gì? Có bao giờ bạn bối rối khi không biết viết email bằng tiếng Anh như thế nào để hấp dẫn người đọc? Việc hiểu rõ và nắm bắt các cách viết email tiếng Anh chuẩn không những chỉ giúp bạn tạo ra ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng mà còn giúp bạn dễ dàng trong việc soạn thư để gửi cho bạn bè, hay đối tác nước ngoài…Hãy cùng Talkmore tổng hợp lại cách viết email tiếng Anh hoàn chỉnh trong bài viết này nhé!

1. Email là gì?

Email là từ viết tắt của từ “Electronic” mail có nghĩa là thư điện tử. Ngoài ra có thể hiểu theo cách khác đó là một phương tiện để trao đổi thông tin giữa người này với người khác thông qua các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính,…sử dụng mạng internet.

Hiện nay, với thời đại công nghệ điện tử 4.0 thì email được sử dụng phổ biến và thường xuyên để trao đổi công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo an toàn, bí mật. Vậy cách viết email tiếng Anh chuẩn như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu. 

2 . Cách viết email tiếng Anh thông dụng

Cách viết email tiếng Anh cũng giống như cách viết một bức thư bằng tiếng Việt. Để có một email tiếng Anh hoàn chỉnh thì ta có một cấu trúc chung như sau:

• Salutation & Greeting : Chào hỏi

Đây là phần và cũng như bước đầu tiên tạo nên một bức thư hoàn chỉnh, nếu bạn đã biết tên người nhận bức thư thì bạn sử dụng cấu trúc sau:

Dear + Title + Surname

Ví dụ: Dear Mr. Nam, Ms. Hoa

Nếu người nhận bức thư là người thân thiết, gần gũi với bạn thì bạn chỉ cần dùng tên.

Ví dụ: Hi Nam, Dear Lan…

Trường hợp cần trang trọng hơn hoặc chưa biết tên người nhận thì bạn nên dùng từ trang trọng.

Ví dụ: Dear sir/ Madam…

• Opening comment : Câu hỏi thăm

Đầu tiên bạn vẫn nên hỏi thăm về tình hình sức khỏe của họ, câu hỏi thăm có thể là thân mật, trang trọng… để họ cảm thấy mình được quý mến, tôn trọng khi nhận được email.

Dưới đây là một số câu hỏi thăm trang trọng bạn nên sử dụng trong cách viết email tiếng Anh chuẩn. 

Ví dụ: I hope this finds you well. Tôi hi vọng bạn vẫn khỏe.

Một số câu hỏi thăm thân mật nên dùng: 

Ví dụ: How are you? Bạn có khỏe không.

Khi viết một bức thư hồi đáp thì bạn nên bắt đầu bằng cảm ơn:

Ví dụ: Thank you for your reply. Cảm ơn bạn vì đã hồi đáp.

• Reasons for writing : Lý do viết thư

Trong đoạn này bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích vấn đề mà bạn đề cập đến để viết bức thư này.

Dựa theo cấu trúc như sau: I am writing to + ….

Ví dụ:

• I am writing to answer your question. Tôi viết thư này để giải đáp thắc mắc của bạn.
• I am writing this letter to inform you about the contract signing of our two companies. Tôi viết thư này để thông báo về việc ký kết hợp đồng của hai công ty chúng ta.

Ở phần này tùy từng trường hợp mà ta sẽ có cách trình bày khác nhau. Nếu bạn đang trong vai trò là một người đi xin việc thì lý do nó sẽ khác.

• Main point: Nội dung chính

Trong phần nội dung chính của bức thư khi viết email tiếng Anh sẽ chia ra làm nhiều dạng khác nhau, chúng ta tập trung vào một số dạng cơ bản sau:

Dạng 1: Đề cập đến một vấn đề đã trao đổi trước đó.

Ví dụ: I am very pleased to announce that you have been accepted into our company. Tôi rất vui mừng vì bạn đã trúng tuyển vào công ty chúng tôi.

Dạng 2: Thực hiện cung cấp thêm thông tin.

Ví dụ: Would you please provide me more information about the airfare ? Bạn vui lòng cung cấp cho tôi biết thêm về giá vé máy bay?

Dạng 3: Thông báo tin tốt

Ở dạng này chủ yếu tập trung vào thông báo những tin tức có lợi cho người được nhận.

Dạng 4: Thông báo tin xấu.

Ví dụ: I regret to inform you, that you have failed your university entrance exam. Tôi rất tiếc phải thông báo, bạn bị rớt kì thi đầu vào đại học.

• Concluding sentence and Singing off : Kết thúc và ký tên

Trước khi kết thúc và ký tên thì bạn nên sử dụng những cụm từ khuyến khích người nhận. Tùy từng tình huống khác nhau mà bạn kết thúc câu bằng các cụm từ khác nhau.

Ví dụ: Please get back to me as soon as possible. Hãy trả lời email sớm nhất nhé.

Bạn có thể sử dụng những từ hoặc cụm từ để kết thúc một email bằng tiếng Anh như: 

• Best
• Kind regards
• Thanks again
• Many thanks
• All the best
• Bạn nên sử dụng kí tên của mình vào bức email để người nhận biết được người gửi

Giờ đây, cách viết emai tiếng Anh của bạn sẽ trở nên dễ dàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Bên cạnh việc tuân thủ với những hướng dẫn trên mà Talkmore đã chia sẻ, bạn cũng cần linh hoạt để phù hợp với tính chất khác nhau của mỗi email. Chúc các bạn thành công!